In einer Bäckerei, die auch Catering anbietet geht die Senior-Bäckerin in Pension. Der junge Nachfolger ist nach einigen Monaten noch immer überfordert mit den Aufgaben. Es passieren oft Fehler.

• z.B. dass falsche Zutaten für Stamm-Bestellungen verwendet werden oder
• dass Zutaten im Lager ausgehen, weil die Bestellzeiten beim Lieferanten länger dauern als gedacht oder
• dass die Spezialität des Hauses einfach nicht mehr so schmeckt wie zuvor – er weiß aber nicht warum.

Die logische Folge ist, dass Kunden abwandern. Das ist nur eine Situation von vielen, in der wir uns helfen können, wenn wir Wissen als Ressource behandeln.

Vorgangsweise

• Definieren Sie zunächst Ihre Prozesse. Beginnen Sie am besten mit Ihren Kernprozessen. Dazu mehr unter LIPOK.
• Bestimmen Sie welches konkrete Wissen für die einzelnen Teilschritte wichtig ist.
  • Wissen über Kunden z.B. spezielle Wünsche von Stammkunden
  • Wissen über Produkte z.B. die genauen Rezepte vom Brot
  • Fachwissen z.B. Haltbarkeit von Frisch-Zutaten
  • Methodenwissen z.B. Anleitung der Bedienung einer Maschine
  • Wissen über Partner z.B. Lieferzeiten von bestimmten Zutaten
  • Wissen über die eigene Organisation z.B. wie oft wechselt das saisonale Sortiment
• Stellen Sie fest, wer welches Wissen hat bzw. wo dieses Wissen abgespeichert ist (z.B. das weiß der Chefkoch, das steht in der Kundendatenbank,…)
• Definieren Sie, wie Sie das Wissen sammeln können (z.B. Interview mit vorbereiteten Fragen, beim Prozess begleiten und Notizen machen, Workshop abhalten mit allen Beteiligten,…)
• Definieren Sie wie Sie das Wissen für alle verfügbar machen (z.B. Datenbank, Kundenkartei, Prozessbeschreibungen, Verfahrensanweisungen,…)

Meine Erfahrung ist, dass die neue Transparenz Mitarbeiter motiviert und der Arbeitsalltag reibungsloser abläuft. Vor allem, wenn wegen Urlaub oder Krankheit jemand vertreten werden muss, wenn neue Mitarbeiter eingeschult werden oder Mitarbeiter neue Aufgaben übernehmen.

Ich wünsche viel Erfolg beim Sammeln und Verwenden Ihres Wissens in Ihrer Organisation.

Herzlichst Valerie Grundnigg