Macht es Sinn, was ich gerade mache?

validieren

Bei unserem letzten Quiz war die richtige Antwort:

„validieren“ bedeutet:
feststellen, ob eine angewandte Methode die richtige ist, um das Ziel zu erreichen

Der Begriff kommt aus dem Französischen „valider“ = „bestätigen“

Viele denken, Validieren ist eine komplizierte Angelegenheit, um eine QM-Zertifizierung zu erhalten. Das klingt nach sinnlosem Mehr-Aufwand.
Ich beweise Ihnen das Gegenteil anhand eines Beispiels. Validieren ist einfach und spart Zeit und Geld.

3 Fragen vor dem Validieren

  • Was wollen Sie erreichen?
    in unserem Beispiel: Buchhaltungstätigkeiten: Die Rechnungen sind schnell, rechtzeitig und richtig gebucht.
  • Was machen Sie, um das Ziel zu erreichen?
    Jede Rechnung, die reinkommt oder rausgeht, wird sofort gebucht. Am Ende des Monats werden die Buchungen mit den Aufträgen abgeglichen.
  • Erreichen Sie das Ziel?
    • Am Ende des Monats müssen viele Korrekturbuchungen durchgeführt werden.
    • Die Kontonummern sind falsch.
    • Die Rechnungsbeträge stimmen nicht.
    • Rechnungen sind doppelt oder gar nicht gebucht.
    • Conclusio: Die Rechnungen sind zwar schnell gebucht, aber nicht richtig. Die Korrekturen dauern lange und die Buchungen werden nicht rechtzeitig fertig.

Validieren Sie– stellen Sie fest, ob die Methode geeignet ist

  • Gehen Sie Ihren Prozess durch. Schauen Sie sich die einzelnen Schritte an.
    • Wie weit ist die Methode geeignet das Ziel zu erreichen?
    • Macht es Sinn, was Sie tun?
    • Welche Tätigkeiten können Sie weglassen, ohne dass sich das Ergebnis ändert?
    • Wo treten Fehler auf?
    • Woran liegt es, dass Sie Ihr Ziel nicht erreichen?

Für unser Beispiel

  • Die Rechnungen sind schnell gebucht, aber…
  • … es gibt viele Änderungen, weil Waren dem Lieferanten zurückgeschickt werden. Die Lieferanten schicken neue Rechnungen. Es kommt zu Doppeltbuchungen mit unterschiedlichen Beträgen.
  • … das Unternehmen hat immer mehr Kunden und Aufträge. Es ist nicht möglich den Überblick zu behalten. Viele Aufträge sind sich ähnlich und werden verwechselt. Es fällt nicht auf, wenn Rechnungen doppelt oder gar nicht gebucht werden.
  • … wenn ein Mitarbeiter die verantwortliche Person vertritt(Urlaub oder Krankheit), passieren noch mehr Fehler. Nur die verantwortliche Person hat im Kopf, was noch offen ist und was nicht.
  • usw.
  • Conclusio: Die Methode ist nicht geeignet.

Überlegen Sie, wie Sie es anders machen können.

  • Die Rechnungen werden einmal in zwei Wochen gebucht.
  • Die Ausgangsrechnungen werden mit der Auftragsliste abgeglichen. Jeder Auftrag wird bei Versand abgehakt.
  • Rechnungen von Lieferanten werden frühestens nach einer Woche verbucht, um eventuelle Korrekturen zu berücksichtigen.
  • usw.

Ein Tipp zum Abschluss:
Nehmen Sie sich  die Zeit und überlegen Sie: „Macht es Sinn, was ich gerade mache?“
Diese 5 Minuten können Ihnen Stunden an unnötiger Arbeit ersparen.

Viel Freude beim Validieren.
Valerie Grundnigg

 

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