Haben Sie auch schon ähnliche Nachrichten auf Ihrem Schreibtisch gefunden?

Leider bleiben bei diesen Benachrichtigungen viele Fragen offen. Die Antworten zu erfragen kostet oft wertvolle Zeit und Nerven. Abgesehen davon ist es schädlich für das Geschäft, wenn ich jemanden gar nicht zurück rufen kann, weil mir die Nummer fehlt.

Offene Fragen zu unserem Bild

• Wer ist Martin und unter welcher Nummer soll ich ihn zurückrufen?
• Wie heißt der Kunde, der in der Früh einen Auftrag erteilt hat? Wir haben ja zum Glück nicht nur einen Auftrag erhalten.
• Welche Bestellung kann nicht geliefert werden? Um was geht es da?
• Von welcher Firma ist Frau Mayer? Um welches Angebot geht es?
• Welche Fragen genau hat Frau Mayer? Ich könnte die Antworten ja bereits vor dem Anruf vorbereiten.
• Wer hat mir diese Zettel geschrieben?

Telefonnotiz

Die Lösung ist die Telefonnotiz. Dieses Formular füllen die Mitarbeiter/innen bei jedem Telefonat vollständig aus. Dann wird in Zukunft nichts mehr vergessen. Hier finden Sie eine PDF.

Inhalte

• Für wen ist diese Telefonnotiz – auch hier kann es zu Verwechslungen kommen
• Datum und Uhrzeit – War der Anruf vielleicht bereits gestern?
• Vorname und Nachname – Wie spreche ich die Person an.
• Firma – Dann fällt die Zuordnung leichter.
• Telefonnummer – Das wichtigste überhaupt, sonst wird es peinlich.
• Emailadresse – wenn nötig
• Nachricht/Information – möglichst genau und vollständig
• Handlungsaufforderung – Soll ich zurückrufen, ruft die Person nochmals an, soll ich etwas zuschicken,…
• Unterschrift bzw. Kürzel – ich kann bei Unklarheiten nachfragen

Die Telefonnotiz wird in eine dafür vorgesehene Box gelegt. Dann kann auch keine verschwinden.

Fortgeschrittene legen sich gleich einen Block mit dieser Vorlage neben das Telefon.

Mit der Telefonnotiz wird das Arbeiten einfacher und macht mehr Spaß.

Valerie Grundnigg