Kennen Sie diese oder ähnliche Aussagen? – Dann haben Sie das gleiche Problem wie viele andere Unternehmen auch.

Besprechungen sind oft nur unliebsame Zeiträuber. Keiner mag sie und keiner hat etwas davon.

Aber es gibt gute Gründe für Besprechungen

• Sie können in kurzer Zeit gemeinsam Lösungen für Probleme finden.
• Entscheidungen, die sie gemeinsam mit Mitarbeitern treffen, werden auch von diesen mitgetragen.
• Sie können ein Thema von vielen unterschiedlichen Seiten beleuchten.
• Sie können leicht die Meinungen von Mitarbeitern zu einem Thema erfragen.

Tipps für Besprechungen

• Schicken Sie vor jeder Besprechung eine Agenda aus, was besprochen wird.
  Die Mitarbeiter können sich dann auf die Besprechung vorbereiten.
• Besprechen Sie ein Thema fertig und treffen Sie eine Entscheidung. Das ist besser als viele Themen zu beginnen und keines zu beenden.
• Halten Sie die Besprechungen kurz.
• Überlegen Sie, welche Themen Sie wirklich besprechen müssen und bei welchem Thema ein anderer Kommunikationsweg besser ist. (z.B. Email, Intranet oder schwarzes Brett,…)
• Schreiben Sie ein Ergebnis-Protokoll.
  Erst mit einem Protokoll hat die Besprechung eine langfristige Auswirkung, denn…
  • Entscheidungen werden mit einem Protokoll verpflichtend
  • jeder kann nachlesen, was besprochen wurde
  • es ist ein Dokument das die Umsetzung der Entscheidungen unterstützt.

Inhalte des Protokolls (Hier finden Sie auch ein Formular dafür.)

• Titel „Protokoll“ und Überschrift
• Datum der Besprechung
• Teilnehmende/Abwesende
• Inhalte – detaillierte Überschriften reichen
• Beschlossene Maßnahmen
  • Was ist zu tun?
  • Wer macht es?
  • Bis wann soll es gemacht werden?

Halten Sie folgende Grundregeln beim Protokoll-Schreiben ein.

• Schreiben Sie nur die endgültigen Beschlüsse auf. Das verschafft Klarheit.
• Schreiben Sie Stichworte auf – nicht zu viel, aber auch nicht zu wenig. Kurze Protokolle werden eher gelesen.
• Stellen Sie das Protokoll möglichst kurz nach der Besprechung zur Verfügung. Die Chance, dass es gelesen wird, steigt enorm.
• Verschicken Sie es an alle Beteiligten – vor allem an jene, die nicht anwesend waren.
• Motivieren Sie Ihre Mitarbeiter, das Protokoll zu verwenden. Seien Sie dabei ein Vorbild.
• Lassen Sie sich Feedback geben, was Sie beim Protokoll besser machen können.

Viel Erfolg bei Ihren weiteren Besprechungen.
Valerie Grundnigg